论传真合同的法律风险分析及防范措施

 湖北大学成教 传真是将文字、图表、相片等记录在纸面上的静止图像，通过扫描和光电变换，变成电信号，经各类信道传送到目的地，在接收端通过一系列逆变换过程，获得与发送原稿相似记录副本的通信方式。传真件的特点是每发一份传真给对方，传真机上的记录是发过几页，并不会留下传真的具体内容。对方收到的也是传真纸，所有的记录都是在传真纸上的。

　　传真作为合同签订过程中的要约和承诺的方式，被大量地应用于商事活动中，特别是路途相距遥远的当事人之间使用的更多，那么传真到底有无法律效力、传真件属于原件还是复印件、传真件存在哪些法律风险以及如何防范呢？本文将针对这些问题做一些初步的探讨，仅供参考。
一、传真合同的法律效力
《中华人民共和国合同法》第10条和第11条规定：“当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式。” “书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。”可见，通过传真方式订立的合同受法律保护和认可，传真合同具有法律效力。
二、传真合同签订地的认定
《合同法》第34条规定“采用数据电文形式订立合同的，收件人的主营业地为合同成立的地点；没有主营业地的，其经常居住地为合同成立的地点。当事人另有约定的，按照其约定。”《合同法司法解释二》第4条规定“采用书面形式订立合同，合同约定的签订地与实际签字或者盖章地点不符的，人民法院应当认定约定的签订地为合同签订地”。以上两个法条均强调约定优先原则，故在订湖北大学成教立传真合同时，如约定出现纠纷时在合同签订地法院管辖，则最好对合同的签订地点能做出明确约定。
三、传真合同的证据种类及效力
以传真方式签订合同固然有高效、便捷、能及时抓住商业机会等优点，但是如果一旦在履行过程中出现纠纷需要打官司，这时就需要向法院提供以传真形式签订的合同。2005年4月1日施行的《中华人民共和国电子签名法》第7条规定“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用。”该法确定了包括传真在内的数据电文的证据地位。目前在司法实践中对传真件作为证据时的证据种类各地法院存在不同的认识，主要有书证说和视听资料说两种说法。视听资料说认为传真件虽属于书面形式，但鉴定结论、勘验笔录等也为书面形式记载而不归属于书证，故传真件也不归于书证，应属于视听资料。而《民事诉讼法》第69条规定“人民法院对视听资料，应当辨别真伪，并结合本案的其他证据，审查确定能否作为认定事实的根据。”故没有其他证据时即使经辨别后认为真实可靠也不能作为认定事实的根据。书证说认为《合同法》规定书面形式包括传真形式，传真件的本质是数据电文的客观表现，其以所载明的内容证明案件事实，符合书证的特性，故传真为书证。传真件的生成、发送、接收和储存均是以纸张为介质的, 从证湖北大学成教据能否证明案件事实的角度看，传真件本身并不能直接证明案件事实，传真件实际是原件通过数据电文的形式形成的复制件，属于拟制原件，传真接收人第一次持有的传真件可视为拟制证据原件，其证据效力不能与原件同日而语。《证据规定》第69条第4款规定“无法与原件、原物核对的复印件、复制品不能单独作为认定案件事实的依据”。故传真件作为证据使用时能起到初步证明案件事实的作用，但不能以其载明的内容直接作为认定案件事实的依据。
综合视听资料说和书证说两种观点，传真件作为孤证时一般不能作为认定案件事实的依据，需要通过其他补强证据予以佐证，其他补充证据即使也不属于原件，但多个证据间能够互相印证的话就可以形成证据链，也能取得认定某一事实的效果，因此在签订传真合同时一定要注意保留其他相关资料。
四、传真合同的潜在法律风险
结合传真合同的自身特点以及司法实践中已经出现的纠纷及处理方法，现对传真合同存在的法律风险做以下总结：
1、保留时间短。实践中收发传真的纸张一般有三种：热敏纸、喷墨打印纸和激光打印纸，其中热敏纸的保存时间最短，一般3个月到1年，而且怕高温；喷墨机打印的纸张保存实践一般为2-3年，但怕湿度高；激光打印纸保存时间更长一些长。可见传真件随着时间的推移或周围环境的变化存在字迹模糊不清、无法辨认的风险，从而影响其作为证据使用时的证明力。
2、对原件的认定不统一
实践中大多数人认为传真件为拟制原件，不属于真正意思上的原件，故不能单独作为认定案件事实的证据。也有少部分人认为原件为最后盖章方手持盖红章的文本，即使持这种观点，当最后接收传真方持接收到的传真合同到法院主张合同权利时，如果发送方否认发过传真或否认传真件内容的，接收方仅有传真合同的情况下其主张也很难得到法院支持。
3、查询电信记录难度较大。
虽然到电信企业查询传真记录可以核实传真的收发情况，但目前却受以下因素的制约：（1）通常电信企业不接受当事人的查询，即使有律师出面也不例外，这样需要法院去查询，而有的法官认为这不属于法院依职权取证的范围，不愿意去查询；（2）即使法院去查询，电信企业通常也以 “内部规定”为由只提供最近1年的传真记录，并且要求出示有详细的收发时间及收发号码的传真件（实际上发出方的传真机可设定隐藏号码使传真件不显示传真发出号码）；（3）无法区分查询到的是传真记录还是使用传真机电话的通话记录；（4）所能查询到的也只是传真记录，并不反映传真内容。
4、传真件和复印件区分较困难，容易造假
传真机的基本工作原理就是通过扫描装置读取原稿上的影像点并转换为数字形式，再压缩调制为声频类比信号由电信交换网传到接收端，然后解调解码扩展后显像。严格地说，收到的传真件只是原稿的复印件。因此使用传真机自带的复印功能，通过设定传真号码及时间可以任意制作传真件。曾有当事人当庭演示伪造传真件的操作过程，籍此否认自己向对方发过有关传真，如果是将收到的传真件经复印篡改后湖北大学成教形成复印件，其内容更是与原稿大相径庭。而在时间相距不多的情况下，现有的文检技术又无法鉴定出传真件本身的真伪。可见，传真件很容易被伪造而且伪造后很难鉴定。
5、多次回传时风险加剧
我公司与客户之间大部分合同及往来函件是双方直接以传真形式传递的，还有一部分是通过由代理商转传真的，这种交易习惯不但容易导致多次回传后字迹变模糊，而且传真机发出或接收传真的时间也容易出错、同时也增加了因代理方故意/过失促成合同或延误签订合同的可能性、同时及时确认合同生效时间的难度也相应增加。
五、对传真件的风险防范措施
     1、尽量不用、慎用传真方式签订合同，涉及公司重大事项的重大经营合同必须使用书面合同书的方式签订。
2、要求对方及时补寄书面合同原件，这一点可事先向对方声明，一般在双方合作关系确立之初要求对方补寄原件对方都是可以接受的，这种要求本身也是合理的。
3、确保双方传真机时间、日期显示准确，避免收发时间显示错误使传真件内容与待证明的事实相冲突。
4、盖章同时最好有法定代表人或授权代表签字，这样出现纠纷时有可能多一条救济途径，随着科技的发展在不远的将来对复印件的签名字迹进行鉴定会成为可能。
     5、以传真方式签约应在合同中明确约定，这样如果将来出现纠纷可排除要求原告必须提供双方均盖红章的合同原件的义务。
6、完整保留与合同有关的其他全部资料，出现湖北大学成教纠纷时将其它证据作为传真件的补强证据提供给法院，当各个证据之间能够相互印证并形成证据链时，当事人要证明的事实也就可以验证了。
     7、应妥善保留盖红章的文本，前面已经提到，虽然大部分法院认为传真件不属于原件，但也有少部分法院认为传真件原稿即是原件，保留盖红章文本也存在被法院认定为原件的可能性。
8、应建立传真收发登记制度，以增强以传真方式签订合同或发送函件的客观可信性，这样在有其他证据佐证的情况下更能说明传真的真实性。

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